Organisation d’un événement associatif
L’association organise un événement : fête, vide-greniers…
Toute manifestation sur la commune de Thouars doit-être déclarée au moins 2 mois avant l’événement.
- L’événement rassemble à l’instant T – de 1500 personnes :
Annexe 1 (lien formulaire) à adresser à la sous-préfecture, au commissariat ou à la gendarmerie, au SDIS et à la mairie ou à lieu la manifestation.
- L’événement rassemble à l’instant T entre 1500 et 3000 personnes :
Annexe 1 (lien formulaire) et Annexe 2 (lien formulaire) à adresser à la sous-préfecture, au commissariat ou à la gendarmerie, au SDIS et à la mairie ou à lieu la manifestation.
- L’événement rassemble à l’instant T + de 5000 personnes :
Annexe 1 (lien formulaire) et Annexe 2 (lien formulaire) à adresser au Maire de la commune où se déroule la manifestation, elles seront ensuite transmises à la sous-préfecture après signature.
Manifestation sportive sur la voie publique
L’organisation d’une manifestation sportive, de type marche ou d’une course à pied sur la voie publique, est soumise à déclaration ou autorisation préalable. L’association organisatrice doit justifier de garanties d’assurance couvrant notamment sa responsabilité civile. Elle doit remettre en état les voies publiques et leurs dépendances à la suite de la course.
Une marche ou une course à pied qui se déroule en tout ou partie sur la voie publique est soumise à déclaration si elle remplit l’une des 2 conditions suivantes :
- La manifestation consiste en des épreuves, courses ou compétitions chronométrées donnant lieu à un classement
- La manifestation ne consiste pas en des épreuves chronométrées et regroupe plus de 100 participants
Toutes déclarations de manifestations sportives s’effectuent dès à présent, en ligne sur le site : https://manifestationsportive.fr/
Les règles sont différentes s’il s’agit d’une course cycliste sur la voie publique. https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34667
Plus d’informations sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34326
Attention aux zones classées ou protégées qui peuvent se trouver sur votre parcours, elles peuvent être soumises à une réglementation particulière.
Attention à l’affichage de votre parcours, veillez à ne rien visser ou clouter dans les arbres, prioriser des piquets en bois planter dans le sol, à installer juste avant l’évènement et à la fin.
À noter : Si la manifestation n’est pas chronométrée et compte moins de 100 participants, aucune formalité n’est à accomplir.
Loto, tombola ou loterie
Les loteries ou tombolas d’objets mobiliers sont permises si elles sont destinées à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif.
L’association organisatrice doit également avoir des statuts qui correspondent à l’un des critères précisés ci-dessus (acte de bienfaisance, encouragement des arts,…), et obtenir une autorisation (soit du maire, soit du préfet).
Si le capital d’émission est inférieur ou égal à 30 000 €
L’association envoi les documents suivants à la Mairie où est organisée la loterie :
- Formulaire cerfa n°11823*03 : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do
- Les statuts de l’association
- Le bilan du dernier exercice financier si le capital d’émission dépasse 7 500€
Si le capital d’émission est supérieur à 30 000 €
L’association envoi les documents suivants à la Mairie où est organisée la loterie :
- Formulaire cerfa n°11823*03 : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do
- Statuts de l’association
- Bilan du dernier exercice financier si le capital d’émission de la loterie (prix unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis) dépasse 7 500 €
À la réception du dossier, la Mairie transmet le dossier à la Direction Départementale des Finances Publiques accompagné d’un courrier pour avis.
Après avis de la Direction Départementale des Finances Publiques, la Mairie fera une réponse à l’association.
Braderie (ou foire-à-tout ou vide-greniers)
L’association qui souhaite organiser une braderie doit faire une déclaration préalable de vente au déballage auprès de la Mairie (lien formulaire).
Les participants autorisés sont les personnes suivantes :
- Particuliers qui vendent exclusivement des objets personnels et usagés à condition qu’ils y participent 2 fois maximum par an, une attestation sur l’honneur est à leur faire remplir (lien formulaire)
- Professionnels du commerce ou de la fabrication régulièrement déclarés
- Associations qui ne vendent que des objets usagés donnés par des particuliers
Les dirigeants de l’association organisatrice doivent tenir un registre qui permet l’identification des personnes qui vendent des objets dans le cadre de la brocante ou du vide-greniers.
Il existe un modèle obligatoire (lien formulaire).
Le registre comprend les informations suivantes :
- Pour les personnes morales : nom et prénom, dénomination et le siège sociale, qualité et domicile des participants, nature et numéro de la pièce d’identité ainsi que l’autorité qui l’a délivrée et la date de délivrance, numéro d’immatriculation au registre du commerce
- Pour les particuliers : nom et prénom, adresse postale, nature et numéro de la pièce d’identité ainsi que l’autorité qui l’a délivrée et la date de délivrance, attestation sur l’honneur de non-participation à 2 autres manifestations de même nature au cours de l’année civile
Le registre est coté et paraphé par le commissaire de police ou, sinon, par le maire de la commune du lieu de la manifestation.
Il est tenu à la disposition des services de police et de gendarmerie, des services fiscaux, des douanes et des services de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes pendant toute la durée de la manifestation.
Après la manifestation et au plus tard dans le délai de 8 jours, le registre est déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.
Organisation d’une course de véhicules à moteur sur la voie publique
Une manifestation de véhicule à moteur qui se déroule sur la voie publique est soumise à déclaration si elle remplit l’une des 2 conditions suivantes :
- L’événement sportif est chronométré
- L’événement sportif est non chronométré et regroupe au moins 50 véhicules
Compétition chronométrée ou compétition de plus de 50 véhicules
La demande d’autorisation doit être transmise au moins 3 mois avant la date de l’événement, elle est composée du cerfa n°15847*01 (lien formulaire) et des pièces justificatives demandées.
Si la manifestation a lieu en France :
– dans un seul département, la demande s’effectue auprès du préfet du département du lieu de départ
– sur 2 à 19 départements, la demande s’effectue auprès du préfet de chaque département parcouru
– sur 20 départements ou plus, la demande s’effectue auprès du préfet de chaque département parcouru et du ministère de l’intérieur
Qui délivre l’autorisation pour la course ?
À réception de la demande, le préfet saisit pour avis les autorités locales qui disposent du pouvoir de police de la circulation (maire ou président de conseil départemental).
- L’autorisation est délivrée par arrêté du préfet du département du lieu de départ.
- Pour les manifestations en provenance de l’étranger, l’autorisation est délivrée par le préfet du département d’entrée en France.
- Lorsque le parcours couvre plusieurs départements, l’autorisation est délivrée après accord des préfets des départements traversés.
- Quand la manifestation comporte plusieurs points de départ situés dans différents départements, l’autorisation est délivrée par le préfet du département du siège de l’organisateur.
- Quand la manifestation traverse 20 départements ou plus, l’autorisation est délivrée par le ministère de l’intérieur sur avis du préfet de chaque département traversé.
Dans tous les cas, la décision d’autorisation est publiée et notifiée à l’organisateur.
Pour qu’une manifestation autorisée débute, l’organisateur doit produire une attestation écrite précisant que toutes les prescriptions (c’est-à-dire les demandes) mentionnées dans l’autorisation sont respectées.
Quelles sont les obligations de l’organisateur de la course ?
L’organisateur de la manifestation sportive doit fournir la preuve qu’il a souscrit un contrat avec un assureur garantissant sa responsabilité, celle des personnes participant à l’organisation et celle des participants.
En cas de mise en place d’un service d’ordre pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation lors de la manifestation et de sa préparation, l’organisateur en assure la charge financière.
L’organisateur doit également remettre en état les voies publiques et leurs dépendances à la suite de la manifestation.
Plus d’informations sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34668
